Tidboksstatistik som påverkar BI-rapporten

Här beskrivs vad som påverkar Tidboksstatistik och BI-rapport gällande Bokad klinisk tid, Schemalagd klinisk tid och Boknings-/beläggningsgrad.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Begrepp
  • Resurs
  • Behandlare
  • Spårkolumn
  • Visningsläge
  • Pridebokning (teamtandvård)
• Schemalagd arbetstid
  • Frånvaro enstaka dagar vid t ex sjukdom, utbildning el dyl
  • Frånvaro vid semester
  • Ta bort schemalagd arbetstid för behandlare som slutat
• Bokningar i tidbok
  • Bokad tid
  • Bokningar utan patient
  • Blockera resurs
  • Blockera behandlare
• Boknings-/beläggningsgrad
• Felregistreringar i Tidboken som påverkar statistiken
  • Dubbelbokning
  • Bokad tid hanteras med Pridebokning när behandlare enbart är kopplad till en resurs
  • Bokad tid hanteras med felaktig Pridebokning +/

Begrepp

Resurs

Med resurs menas en behandlingsstol eller ett rum på kliniken. Resurs kopplas till behandlare och är den/de kolumner som visas i Tidboken. 

Resurs kan hanteras på olika sätt:

1. Resurs anges med behandlares namn och schemaläggs med den behandlaren.
   I det här fallet motsvarar kolumn i Tidbok behandlaren.
2. Resurs anges med rumsnummer (el rumsnamn) och schemaläggs med den/de behandlare som använder resursen.
   I det här fallet motsvarar kolumn i Tidbok resursen.
   För att tydliggöra vilken behandlare som bokning tillhör används Spårkolumn.

Behandlare

Behandlare kopplas till den/de resurser som de ska schemaläggas och bokas i. En behandlare kan vara kopplad till en eller flera resurser. 

Patienters tider bokas till Behandlare.

Spårkolumn

Spårkolumn används för att visa vilken resurs behandlaren är bokad i om/i de fall den är kopplad till mer än två resurser. 

Det är enbart / för behandlartid som visas i spårkolumn.

Visningsläge

Visningsläge speglar det användaren vill se i Tidboken gällande resurs/-er och det går att ha flera olika visningslägen.

Det är i visningsläge som Spårkolumn läggs till. Det går att lägga till för den enskilda behandlaren eller med generell inställning för visning av "spårkolumn för vald behandlare". 

Pridebokning (teamtandvård)

Pridebokning kan användas av behandlare som är kopplad till mer än två resurser. Patienten bokas till den behandlare som debiterar och bokningen innehåller vilken "behandlare" som tar hand om patienten (dvs tandläkare, sköterska, hygienist osv).

• / Behandlartid (tandläkartid eller hygienist som har egna bokningar)
  Statistik = Bokad klinisk tid
  Bokningsfärg enligt vald behandlingstyp
  
  
• . Injektion
  Statistik = Ej bokad klinisk tid
  Bokningsfärg är Orange
  Används när bedövning sker av annan behandlare än tandläkare
  
  
• + Skötersketid
  Statistik = Ej bokad klinisk tid
  Bokningsfärg är Gul
  
  
• * Hygienisttid
  Statistik = Ej bokad klinisk tid
  Bokningsfärg är blålila
  Används när hygienisten assisterar tandläkare, dvs inte har egna bokningar

Schemalagd arbetstid

Arbetstiden hanteras utifrån de timmar som behandlaren är schemalagd oavsett antal resurser som är schemalagda. Schemalagd tid styrs av det som är bokningsbart i Tidboken och för att komma med i BI-rapport/tidboksstatistik ska schemablock ha inställning som "Bokningsbart".

Finns det ingen schemalagd arbetstid för behandlaren, då visas heller ingen bokningsgrad/beläggningsgrad.

Bokningsbart schemablock: 

Ej bokningsbart schemablock

Frånvaro enstaka dagar vid t ex sjukdom, utbildning el dyl

Hantering kan ske på olika sätt för vald dag/pass och vald behandlare genom att välja ett av alternativen:

1. Blockera behandlare i Tidbok
2. Ta bort schema för behandlaren i Tidbok (via Visa schema)
3. Ändra till ett schemablock som ej är bokningsbart (via Visa schema)

Frånvaro vid semester

Hantering kan ske på olika sätt för vald period och vald behandlare genom att välja ett av alternativen:

1. Blockera behandlare i Tidbok
2. Ta bort schema för behandlare i Tidbok (via Inställningar > Klinik > Tidbok > Schema)
3. Skapa ett semesterschema för behandlare och använd schemablock som ej är bokningsbart, denna mall appliceras under semester

Ta bort schemalagd arbetstid för behandlare som slutat

När behandlare slutar ska framtida schemaläggning tas bort innan behandlaren tas bort från behandlarlisten. 

Borttag av framtida schema sker via Inställningar > Klinik > Tidbok > Schema, välj Behandlare. Ange datum fr o m när behandlare slutar och tryck [Rensa schema].

Bokningar i tidbok

Bokad tid

Med bokad tid menas patienters bokade tider. 

Används pridebokning räknas enbart bokningar med / som behandlartid in i statistiken.

Bokningar utan patient

Ska inte användas.

Visas som bokad klinisk tid (HH:MM) men räknas inte med i Antal besök

Blockera resurs

Statistik påverkas inte.  

Blockera behandlare

Statistik påverkas, motsvarar att schemat tas bort från behandlaren för samtliga resurser. Registreras blockering med längre tid än arbetstid sker ingen påverkan på boknings-/beläggningsgrad.

Blockera behandlare ska ske på den behandlare som är schemalagd på resursen. 

Boknings-/beläggningsgrad

Boknings-/beläggningsgrad är jämförelse mellan schemalagd tid i Tidboken och bokade tider med patient.

Felregistreringar i Tidboken som påverkar statistiken

Dubbelbokning

Dubbelbokning kan t ex ske genom att: 

• Två patienter bokas på samma/överlappande tid i samma resurs
• Två patienter bokas på samma/överlappande tid i olika resurser och pridebokning är felaktigt angiven.
  Dvs / för behandlartid anges på samma tidsintervall för båda patienterna

Vid dubbelbokning av patienter påverkas boknings-/beläggningsgrad från 100% till 200%.

I Spårkolumnen framgår om behandlare är dubbelbokad.

Exempel 1 - Dubbelbokning i en resurs

Exempel 2 - Dubbelbokning vid bokning i flera resurser

Bokad tid hanteras med Pridebokning när behandlare enbart är kopplad till en resurs

Behandlare som är kopplad till en resurs och använder pridebokning felaktigt för att få en viss färg, t ex hygienist som bokar i egen resurs använder * på samtliga bokningar. 

Används pridebokning räknas enbart bokningar med / som behandlartid in i statistiken. 

Boknings-/beläggningsgrad blir i de här fallen 0%. 

Exempel

Bokad tid hanteras med felaktig Pridebokning +/

Pridebokning hanteras felaktigt för behandlare som bokar i flera resurser. Patientens bokning är korrekt men angivelser per behandlare är fel. Används pridebokning räknas enbart bokningar med / som behandlartid in i statistiken. 

Vid felaktig bokning påverkas Boknings-/beläggningsgrad. 

I Spårkolumen framgår om behandlare är fullbokad, dubbelbokad eller om det finns ev luckor. 

Exempel - Felaktig bokning av / för behandlartid

Exempel - Korrekt hanterad / behandlartid