DRAFT IFU Frenda Journal

Produktnamn

Frenda Journal

Ansvarig tillverkare och kontaktuppgifter

Frenda AB

Holländargatan 10

111 36 Stockholm

Sweden

www.frenda.se

support@frenda.se

Produktbeskrivning

Frenda Journal är en medicinteknisk produkt, CE-märkt enligt Medicintekniska förordningen (MDR) 2017/745.

För att beställa en papperskopia av användarmanualen; mejla din förfrågan till: support@frenda.se 

Avsedd användning

Frenda Journal är en mjukvara i form av ett EHR-system (Electric Health Record) avsett att användas av tandläkare, tandsköterskor, tandhygienister och administrativ personal inom tandvården för att dokumentera och kommunicera patientinformation, sjukdomshistoria, diagnoser, utförda och planerad tandvård. Frenda Journal gör det möjligt för andra tandläkare att få tillgång till klinisk och administrativ information om en patient. Frenda Journal visar kliniska fynd och förändringar från tidigare undersökningar för att underlätta klinisk hantering. 

Avsedda användare

Frenda Journal är endast avsedd för professionellt bruk. Avsedda användare är tandläkare, tandsköterskor, tandhygienister och administrativ personal som arbetar på en tandklinik. 

Indikationer

Indikationerna är alla patienter i behov av tandvård. 

Patient målgrupp

Vuxna, barn och ungdomar. 

Produktens livslängd

Livslängden för version av FRENDA Journal är två (2) år, detta är tidsperioden Frenda garanterar att förse en version med uppdateringar. Frenda släpper månatligen nya versioner av produkten.

Allvarliga tillbud

Alla allvarliga tillbud som inträffar med Frenda Journal ska rapporteras som sådana till tillverkaren och till den behöriga myndigheten i det land där tillbudet ägde rum. Definitionen av ett allvarligt tillbud enligt MDR (2017/745) är:

Varje incident som direkt eller indirekt ledde, kan ha lett eller kan leda till något av följande:

• en patients, användares eller annan persons död,
• tillfällig eller permanent allvarlig försämring av en patients, användares eller annan persons hälsotillstånd,
• ett allvarligt hos mot folkhälsan.

I Sverige är den behöriga myndigheten Läkemedelsverket, kontaktuppgifter finns på www.mpa.se 

Varningar och försiktighetsåtgärder

Notera att det är ansvarig vårdgivare som ansvarar för konfigureringen av funktionerna för riskgruppering och automatisk vårdplan i Frenda Journal. Behandlande tandläkare är alltid ansvarig för den kliniska behandlingen som utförs. 

Notera att information från Frenda Journal och Frenda Röntgen som laddas ner från klienten och lagras på en lokal dator inte längre skyddas av Frenda. Frenda AB kan inte kontrollera IT-säkerhetsåtgärder på den lokala kliniken och rekommenderar att nedladdad information skyddas och raderas när den inte längre används.

Kvarstående risker, kontraindikationer och eventuella oönskade biverkningar

Inga kvarvarande risker, kontraindikationer eller oönskade biverkningar i samband med användningen av Frenda Journal har identifierats. 

Prestandaegenskaper

• SLA: Frenda garanterar en upptid på minst 99,8%. Detta regleras i avtalet med respektive kund.
• Systemet kan skalas för att hantera tusentals samtidiga användare.
• Frenda Journal uppdateras automatiskt - varje klinik har alltid den senaste versionen av mjukvaran och ingen manuell uppdatering behövs.
• Molnbaserad serverlösning, med skalbar lagring, vilket gör patientdata tillgänglig oberoende av geografisk plats.
• Frenda Journal är kompatibel med flera röntgenbildhanteringssystem på marknaden. Systemet är designat med ett progressivt tillvägagångssätt för interoperabilitet, vilket säkerställer att det sömlöst kan integreras med en bredd av medicintekniska produkter och hälsoinformationssystem i framtiden.

Installationsanvisningar och avinstallation

Innan du börjar

Se till att alla systemkrav är uppfyllda.

Installationen av Frenda Journal sker med tre olika filer och installationsordningen är viktig. 

1. Installationsfil 1 (fil 1) är gemensam för alla kundgrupper
2. Installationsfil 2 och 3 (fil 2 & fil 3) är olika beroende på kundgrupp

Installationsfilerna är tillgängliga från Supportportalen.

NOTERA! Se till att rätt fil är vald för rätt kundgrupp, annars fungerar inte installationen. 

Installationsinstruktioner

Följ dessa steg-för-steg-instruktioner:

1. Installera fil 1 FRENDA.Client - Välj "Kör som administratör"

2. Installera fil 2 FRENDA.Journal - Välj "Kör som administratör"

Frenda öppnas nu i helskärmsläge och installationsförloppet visas. 

När denna installation är klar öppnas Frenda Journal. Stäng programmet vid "X" och fortsätt till nästa steg.

3. Installera fil 3 FRENDA.Journal_AllUsers - dubbelklicka på filen. En fråga kan nu dyka upp beroende på dina säkerhetsinställningar. "Tillåter du att den här appen gör ändringar på din enhet". Välj Ja.

De nödvändiga filerna är installerade, när rutan stängs är Frenda Journal nu redo att användas.

En Frenda Journal-ikon är nu tillgänglig på skrivbordet, använd den för att starta Frenda Journal.

Avinstallation

Om du som användare väljer att avsluta användningen av Frenda Journal kan all data som finns lagrad i systemet exporteras till ett annat system. All data förblir skyddad under överföringen. 

Vid avslut av Frenda Journal kommer alla behörigheter och åtkomstmöjligheter till systemet att tas bort på avslutsdagen. I och med att systemet och dess funktionalitet inte går att använda utan behörigheter ställer Frenda inga krav på avinstallation av klienten. 

Systemkrav

Det är viktigt att rätt datautrustning/hårdvara används för att Frenda ska fungera på bästa sätt. Kontakta din lokala tekniker för stöd och hjälp. 

Systemkraven (minimikrav) som specificeras nedan gäller specifikt för att Frenda ska fungera. Tänk på att säkerställa vilka krav som gäller för övrig kringutrustning som används och som kopplas till datorerna.

Tillhör du en vårdgivarorganisation? Kontakta din organisations IT-support för mer information. 

• Intel Core i3 (generation 8 eller uppåt, alltså 4 kärnor) eller motsvarande/bättre
• 8 GB RAM
• Skärm 23" (eller större) samt minsta upplösning 1920x1080
• För optimal upplevelse rekommenderas en bildskärm av bättre kvalitet med en så kallad IPS, PVA paneltyp istället för TN. Ju större/bättre skärm, desto bättre blir upplevelsen

Operativsystem

Windows 10 eller högre.

Datorerna ska hållas uppdaterade med Microsofts säkerhetsuppdateringar. Din lokala tekniker kan säkerställa att operativsystemet är korrekt konfigurerat för att kontinuerligt uppdateras. 

Internetuppkoppling

Frenda kommunicerar över internet och ställer krav på att router och brandvägg fungerar korrekt. Använd produkter som håller bra kvalitet och som är anpassade för företagsanvändning. 

En rekommendation är att använda en router med redundans för internetanslutningen. Frenda kan då köras via 3G/4G om internetanslutningen skulle gå ner. I första hand bör Frenda användas över en fast anslutning via kabel, t ex via fiber eller koppar. 

Nedan följer riktlinjer för internetuppkoppling som gäller för Frenda. Tänk på att hänsyn även behöver tas till vilka övriga brandbreddskrävande tjänster som används t ex Spotify eller TV-streaming. 

Antalet samtidiga användare nedan avser hur många användare som faktiskt använder internet samtidigt. 

• 1-4 samtidiga användare, minst 5/5 Mbit
• 5-10 samtidiga användare, minst 10/10 Mbit
• 10 och fler samtidiga användare, minst 100/50 Mbit

Betalterminal

För kassakopplad betalterminal gäller terminaler från Nets eller Bambora (ICT250, IPP350 samt Lane3000).

Tillhör du en vårdgivarorganisation? Säkerställ vilken leverantör av betalterminal som är upphandlad. 

Kvittoskrivare

Samtliga kvittoskrivare som kopplas till datorn fungerar med Frenda Journal. Vi rekommenderar Epson, Star och Citizen.

Röststyrning

Samtliga headset som kopplas till datorn och har en mikrofon fungerar. Vi rekommenderar Jabra Evolve 65 UC mono då de har brusreducering, är trådlösa och har testats med vår röststyrning. 

Inloggningskort

För inloggning med SITHS-kort kommer instruktioner för beställning och aktivering i samband med uppstart av Frenda Journal.

Kortläsare

När inloggning sker med SITHS-kort behöver kortläsare införskaffas. Vi rekommenderar kortläsare från OmniKey.

IT-säkerhet

Även om Frenda alltid rekommenderar en god säkerhetshygien, är vårt system i sig skyddat från alla möjliga lokala attacker. För att komma åt systemet behöver man identifiera sig med något som inte är anslutet till datorn, dvs multifaktorautentisering. Användarens identitet valideras alltid mot Frendas servrar. 

All kommunikation mellan en datorklient och Frendas servrar är krypterad med TLS v1.2 eller högre.

Ingen känslig data lagras av Frenda på klientdatorer. Allt inom systemet lagras och bearbetas av Frendas servrar.

Tekniska säkerhetsalternativ

För att logga in i Frenda Journal måste en av två metoder för multifaktorautentisering väljas:

• Mobilt BankID av Finansiell ID-Teknik BID AB; eller
• Ett giltigt SITHS-certifikat.

En användare kan välja att ha antingen en av dessa inloggningsmetoder eller båda.

Båda dessa inloggningsmetoder har samma nivå av säkerhet ("LoA") som definieras av Tillitsramverk för Svensk e-legitimation | Digg. BankID- och SITHS-certifikat är LoA 3.

Behörigheten kan ställas in för alla användare inom en klinik genom att ansvarig skapar flera alternativ, för att kontrollera information om patient- och affärsinformation.

Instruktioner för integration av röntgen/bildhanteringssystem i Frenda Journal

Information om hur man integrerar Frenda Journal med externa bildhanteringssystem och vilka system som är kompatibla med Frenda Journal beskrivs i Integrationsinstruktion Frenda Journal - Röntgensystem. 

Användarinstruktioner

Nedan finns instruktioner för användning av Frenda Journal. 

Detaljerade steg-för-steg-instruktioner ges till användaren som artiklar här i Supportportalen. Supportportalen är tillgänglig inifrån Frenda Journal genom att följa ?-symbolen. Artikeln som visas är i ett sammanhang med den funktion som för närvarande visas i Frenda Journal, det vill säga den leder dig som användare till den aktuella artikeln omedelbart. 

Logga in och ut

Tillgång till Frenda Journal sker genom en tvåfaktorsinloggning med ett SITHS-kort och en personlig kod. BankID erbjuds också som alternativ till SITHS-kort. Den personliga koden används för att signera anteckningar till en patients journal. 

När du loggar ut från Frenda Journal; Klicka på utgångsdörren längst upp till höger på skärmen. Ta bort ditt SITHS-kort från kortläsaren (om SITHS-kort användes).

Startsida

På startsidan finns allmänna meddelanden som berör alla som använder Frenda Journal. Här informerar Frenda om nya versioner och eventuella störningar i Frenda Journal. Meddelanden till kliniken, som misslyckade SMS-inbjudningar, visas också här. 

Under rubriken "Ekonomi" hittar du information om enhetens ekonomi. Varje post kan klickas på för att komma till vyn i Frenda Journal där du hanterar eller granskar den. Detsamma gäller informationen under rubriken "Kommunikation"., här samlas information om bl.a. remisser och misslyckade SMS.

Namnet på den inloggade användaren visas uppe till vänster. I rullgardinsmenyn för behandlare kan du som inloggad användare välja en annan person. Om du t. ex. som en tandsköterska skriver för en annan person som sedan ska skriva av sig måste du ha den som ska skriva på som behandlare, istället för dig själv.

Du kan välja att se en personlig startsida istället för enhetens. Gör detta genom att kryssa i rutan "Visa personlig startsida" i det nedre vänstra hörnet. Nu ser du bara de poster under "Ekonomi" och "Kommunikation" som är relevanta för dig. 

Registrera en ny patient

När du registrerar en patient för första gången; patientuppgifter som namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress anges i avsnittet Grunduppgifter. 

Om en integration med SPAR har valts; Frenda Journal kan utifrån inmatat personnummer hämta en patients adress, civilstånd etc från Skatteverket. Detta används för att säkerställa att adresser för kommunikation med patienten är korrekta och att avlidna patienter hanteras korrekt i systemet. Klicka på knappen "Hämta adresser från SPAR" för att hämta informationen. 

Vid registrering av ny patient i Frenda Journal skapas ett specifikt patientnummer. Patientnumret är unikt för patienten och kan inte ändras. 

När du öppnar en patients journal för första gången i Frenda Journal; patientens initiala tandinställning ska ställas in. För patienter över 13 år; tänderna läggs in som permanenta. Om en patient saknar en tand, har ett tandimplantat eller liknande skrivs detta in och visas grafiskt i Frenda Journal.

Sök efter patient och patientlisten

För att söka efter en patient kan du ange antingen namn, personnnummer, adress, postnummer, ort, telefonnummer eller patientnummer i sökrutan. Du kan också skriva delar av ord. Minst två tecken måste anges för att sökningen ska börja. För att välja en av patienterna i listan med sökresultat, dubbelklicka med vänster musknapp på den raden. 

Du har också möjlighet att se en lista över dina tio senast besökta patienter genom att klicka på pilen i sökrutan. Denna lista är individuell och visar de senast besökta patienterna för den inloggade användaren. 

Patientlistan är en sammanfattning av viktig information relaterad till patienten. Den visas i den övre rubriken och är synlig i alla sammanhang. Den grundläggande informationen som visas här (för alla patienter) är; patientens namn, personnummer (år), vem patienten är listad med och patientnummer. Ytterligare information visas beroende på vad som har registrerats för patienten, till exempel om i patientens hälsodeklaration ett tillstånd som utläser en CAVE-symbol har noterats, visas CAVE-symbolen i patientlisten för att larma behandlaren. 

Patientlisten kan också utökas (Figur 1) för att visa information om CAVE, patientens telefonnummer och e-post, bokade tider, bevakningslista (om patienten är tillgänglig för en tid med kort varsel), betalningar, behandlingsplaner, remisstatus och sista datum för röntgen och undersökning. 

Hälsodeklaration och ASA

För att registrera en hälsodeklaration klickar du på knappen "Ny". Om patienten inte har någon tidigare hälsodeklaration behöver du inte klicka "Ny" utan kan börja registrera direkt. 

Hälsodeklarationen består av frågor som besvaras ja/nej. Kryssa i de rutor som gäller patienten. För frågor med ett ja-svar visas ett fält med ytterligare anteckningar. Frågorna är grupperade i följande kategorier:

• Allmänt
• Allergier
• Tobaksvanor
• Munhygien
• Mun/tandproblem
• Diabetes
• Kardiovaskulär sjukdom
• Fysisk hälsa
• Mental hälsa

Poster markerade med en gul varningstriangel efter dem genererar en CAVE-symbol i patientlisten. Som standard inkluderar sådana villkor:

• Osteoporos (benskörhet)
• Patienten har tidigare behandlats med strålning
• Allergi mot penicillin
• Allergi mot lokalbedövning
• Stroke
• Smittsam sjukdom

Du kan välja för vilka förhållanden du vill att CAVE-symbolen ska visas; därför kan de visa en CAVE-symbol även för andra förhållanden än standard. Alla användare som har läs- och skrivbehörighet i Frenda Journal kan ändra inställningarna för CAVE-informationen.

Om patienten deklarerar att de är på ordinerad medicin finns en integration mellan Frenda Journal och FASS, vilket gör det möjligt att lägga till läkemedel från FASS-databasen i Frenda Journal. Använd den nedre sökrutan "Sök i FASS". Du måste ange minst fyra tecken för att sökningen ska börja. Klicka på [Välj] för att välja medicin, lägg till en kommentar om tillämpligt, klicka på [Lägg till] så hamnar medicinen i patientens hälsodeklaration. Du kan läsa mer om medicinen via länkikonen som tar dig direkt till FASS.se.

Om patienten inte kommer ihåg namnet på sin medicin går det även att lägga till ett fritextfält.

För att spara den ifyllda Hälsodeklarationen trycker du på [Spara] nere till höger, hälsodeklarationen finns då tillgänglig för signering tillsammans med eventuella anteckningar i journalen. Vid signering är det inte möjligt att ändra någon av de ifyllda uppgifterna i Hälsodeklarationen. När sparad och signerad; endast den information som var bockad "Ja" i hälsodeklarationen visas, för enklare överblick. 

ASA

American Society of Anesthesiologists (ASA) Physical Status är ett system för att bedöma en patients hälsotillstånd innan kirurgiska ingrepp. Det finns totalt sex (6) ASA-klasser, som beskrivs i tabellen nedan. 

Vissa frågor i ASA-formuläret ger upphov till följdfrågor. Varje fråga besvaras med ett ja/nej och får betyget I-IV. 

Om det inte finns någon tidigare ASA-registrering kan frågorna besvaras direkt. I annat fall; klicka på [Ny].

Alla frågor måste besvaras med Ja eller Nej. Om Ja är valt, finns det uppföljningsfrågor som ska besvaras, indikerade med Ja eller Nej och kompletterande information. När Ja anges visas riskklassen. Välj [Spara] för att skapa en post i journalen och hålla ASA öppen för redigering. Välj [Spara och signera] för att spara och signera ASA direkt. 

ASA-klass	Hälsotillstånd	Betydelse för tandvård	Symbol i patientlist
1	Friska patienter	Ingen
2	Patienter med mindre allvarlig allmänsjukdom till exempel väl reglerad hypertoni eller diabetes mellitus, lindrig astma, graviditet	Normalt liten betydelse för tandvård; uppmärksamhet rekommenderas
3	Patienter med allvarliga allmänsjukdomar som medför inskränkningar i livsföringen men inte i arbetsförmågan, till exempel dåligt inställd diabetes mellitus, svår astma, pågående allvarlig infektion, kraftig övervikt (BMI >40)	Vid omfattande behandling bör behandlande läkare konsulteras. Begränsa behandlingarna och undvik stress så långt som möjligt
4	Patienter med allvarliga allmänsjukdomar som innebär ständigt livshot, till exempel aktuell hjärtinfarkt, gravt hjärtfel, avancerad hypertoni, diabetes mellitus eller njursjukdom	Konsultera behandlande läkare, endast akuttandvård polikliniskt, omfattande ingrepp bör utföras på sjukhus
5	Patienter som är döende	Tandvård är inte aktuell
6	Organdonatorer efter att hjärndöd fastställts

Journalen

I journalen hanteras och antecknas allt som rör vård; såsom status, fynd, behandling och epikris. Anteckningar i journalen återspeglas i Behandlingsplanen och även i Periodontisk- och Ortodontisk registrering. När en post registreras är det möjligt att samtidigt lägga till finansiella poster för debitering. 

Grafiken kan döljas genom att klicka på [^] och då visas endast poster i journalen. 

Menyn till vänster kan döljas genom att klicka på [<], vilket ger mer utrymme på skärmen för grafik och journalrader.

Vid en undersökning görs registrering av Status, Fynd och Behandling i patientens journal. Vid avslutande av en större behandling fylls fliken Epikris i. Dessa alternativ är tillgängliga som olika flikar i samma fönster för att underlätta registreringen. Status är registrering av tidigare tandvård, de flesta fynden här kommer att generera grafisk bild. Fynd är de fynd som upptäcks vid undersökningen. Behandling är dokumentation av den behandling som ges till patienten och under fliken Epikris är det möjligt att lista Epikris för större behandlingar. 

Första gången du öppnar journalen för en ny patient får du frågan om vilken tanduppsättning som önskas. För patienter under 13 år föreslår Frenda Journal primär tanduppsättning (mjölktänder). För patienter över 13 år rekommenderas permanenta tänder. 

För att börja registrera i Frenda Journal:

1. Börja med att markera var du vill registrera, dvs rot, yta, tand eller mun. Flera tänder/ytor kan väljas samtidigt om samma status eller fynd ska registreras på alla.
2. Ett högerklick på ditt val öppnar upp fönstret med flikarna som beskrivs ovan.
3. Eventuella registreringar i grafiken genererar journalrader; raderna visas i text under grafiken.

Det är möjligt att redigera en journalanteckning, men endast innan anteckningen är signerad och senast nästa dag. Om ändringar i en anteckning behöver göras efter att signering har skett eller efter att anteckningen är låst pga utgångsdatum; görs detta genom att ge en förklaring till ändringen och signera igen. 

Välj Tand/Heltand

Markera på/bredvid tand för att göra en registrering som gäller hela tanden. Det är också möjligt att markera en yta för registrering som avser hela tanden (genom att välja hela tandkategorin).

Välj Yta/Rotyta

Markera en eller flera ytor på en tand.

Vid val av flera ytor kan du hålla ner vänster musknapp och "måla" ytorna. Det är också möjligt att markera flera ytor på flera tänder samtidigt.

Välj Rot

Markera en eller flera rotkanaler.

Det går inte att registrera på rot och yta samtidigt, i dessa fall visas en fråga om registrering ska avse Yta eller Rotkanal.

Avmarkera Tand/Yta/Rot

Knappen [Rensa markering] används för att ta bort alla val som gjorts på tänder/ytor.

Det går även att avmarkera genom att klicka en gång till på det som är markerat i journalen.

Allmän märkning [MUN]

För registrering av vad som gäller generellt, högerklicka på [MUN].

PDL-logg

Loggfilerna ("PDL-logg", som krävs av Patientdatalagen) i Frenda Journal finns tillgängliga under Rapport - Logg, och endast tillgängliga för den som är ansvarig på kliniken. 

Röststyrning

Frenda Journal erbjuder röststyrning för registrering av fynd och status under parod- och tandläkarundersökningar, vilket resulterar i inmatningar i en patients journal.

I inställningarna kan du finjustera precisionen och noggrannheten för att anpassas till din röst. I början kan det krävas lite övning för att hitta rätt rytm och hastighet. När röstkontrollen är aktiverad, tala i kommandon för att skapa status och registrera fynd. Du kan välja att få röstfeedback som bekräftar kommandot som efterfrågas.

Det är viktigt att röstkommandon läggs in i rätt ordning för att registreringen ska fungera. Ange dem i ordningen: Tandposition - Yta (vid behov) - Fynd/Status. Exempel: 13 - Buccal - Initial karies 2.

Andra röstkommandon:

• Ångra: Ångra senaste posten. Kan upprepas för att vända inmatningar
• Paus/Pausa: Programmet pausas, reagerar på Start/Starta
• Start/Starta: Programmet aktiveras efter paus
• Röst på/Röst av: Slår på/av röstfeedback

Beroende på vilket röstkommando som används känner Frenda automatiskt av om det är en status eller ett fynd. 

För att börja registrera med hjälp av röststyrning:

1. Förutsättningar: Se till att headsetet är installerat och röststyrning är aktiverad. Se Systemkrav för rekommenderade headset att använda.
2. Tryck på [Starta röststyrning]

Registrering via tangentbord

Kommando [Ctrl]+[J] används för att registrera journalanteckningar enbart från det numeriska tangentbordet. 

Det går att registrera på Tand eller Mun, kliniska fynd, status och behandling inklusive debitering av tillstånd och åtgärd. Texter/fraser skapade i Textbanken kan givetvis användas. Den prislista som är vald som standard är den som används vid debitering.

Tryck [Ctrl]+[J] och ett registreringsfönster öppnas.

För att registrera används det numeriska tangentbordet.

Val 01 - Tand visar de menyer och undermenyer som finns för Heltand/Rot/Yta.

Val 02 - Mun visar de menyer och undermenyer som finns för Mun.

Andra kommandon:

• ESC - Avbryt
• - (minus) - Gå till föregående steg i registreringen
• , (komma) - Rensa
• + (plus) - Gå till nästa steg i registreringen

För att journalanteckningar ska sparas behöver registreringen avslutas med kommandot Registrera.

Parodontal registrering

I parodjournalen registreras allt som har med parod att göra såsom, fickstatus, plack, blödning, pus, gingival retraktion och tandsten.

Registreringen kan ske med mus och tangentbord eller via röststyrning. Parodjournalen ger också möjligheten att skriva journal och debitera direkt via parodjournalen.

Parodjournalen för en patient visar följande:

• Fickdjup med stänger
• Furkation med romerska siffror vid roten
• Mobilitet med två pilar vid tandkronan
• Blödning med en droppe blod vid roten
• Plack med en grön del av cirkeln baserad på ytorna som visas i figur 4 och figur 5
• Tandsten
  • Supragingival tandsten med ljusblå färg, visas i figur 4 och figur 5
  • Subgingival tandsten med lila färg, som visas i figur 5

Figur 4 Tandsättning vid pardregistrering

Figur 5 Plack (grön), supragingival tandsten (ljusblå) och subgingival tandsten (lila).

Figur 6 Fickdjup som har förbättrats visas i grönt, de som har blivit sämre visas i rött och oförändrade visas i svart. Den grå stapeln indikerar att det har funnits en ficka här vid tidigare undersökning. 

Tandfickor med ett djup på mer än 4 mm visas i rött. FRENDA Journal utför en automatisk beräkning och visar eventuella förändringar i fickdjup mellan besöken, genom att använda "jämför"-knappen, se exempel i figur 6.

Ett plack- och gingivalindex (PI och GI) beräknas också automatiskt när mätningen stängs.

Röststyrning

Frenda Journal erbjuder röststyrning för registrering av fynd och status under parodontala undersökningar.

Förutsättningar: Se till att headsetet är installerat och att röststyrning är aktiverad. Se Systemkrav för rekommenderade headset att använda. I inställningarna kan du finjustera precisionen och noggrannheten för att anpassa till din röst. I början kan det krävas lite övning för att hitta rätt rytm och hastighet. När röstkontrollen är aktiverad, tala i kommandon för att skapa status och registrera fynd. Om du väljer det kan du få röstfeedback som bekräftar kommandot som efterfrågas.

Det är viktigt att ange röstkommandon i rätt ordning för att registreringen ska fungera. Ange dem i ordningen: Inmatningstyp - Tandnummer - Yta - Värde. Exempel: Fickdjup - 13 - Mesial – 5. För ytterligare registrering på tand 13 behöver endast yta och värde anges, d.v.s. inmatningstyp/tandnummer behöver inte upprepas.

Inmatningstyp behöver anges en gång tills typen ska ändras, t.ex. från fickdjup till blödning.

Vid registrering av inmatningstypen "mobilitet" anges endast tandnummer och värde. Exempel: 17 - Mobilitet - 2.

Vid registrering av imatningstyp "blödning" eller "tandsten" är det möjligt att lägga in flera tänder samtidigt, dock går det bara att registrera en yta åt gången. Exempel: Tandsten - 32-42 - Lingual – 1.

Ortodontijournal

Ortodontijournalen är uppbyggd i flera delar; med den nedre delen av skärmen som består av de journalanteckningar som skapats i Ortodontijournalen, medan den övre delen innehåller arbetsytor, sessioner och block.

Den läsbara nedre delen av Ortodontijournalen visar endast innehåll skapat via Ortodontijournalen. Här syns inga uppgifter från patientens övriga vård eller från Journalen.

Riskgruppering

Det finns två typer av riskgrupperingar i Frenda Journal: Enkel och Avancerad.

Enkel riskgruppering

Den enkla riskbedömningen visar en riskbedömning med följande kategorier: Karies, Parod, Teknisk och Allmän risk med värden 1-5. Denna information ställs in manuellt av användaren.

Avancerad riskgruppering

Med den avancerade riskgrupperingen har du möjlighet att få en riskgruppering på patienten i syfte att identifiera patienter som har en ökad risk för tandhälsoproblem, samt möjligheten att få en risksumma presenterad. Risksumman kan användas för att bedömning av patientens premiegrupp för Frisktandvårdsförsäkring.

Frenda Journal ger även en rekommendation på frekvens för framtida patientrevisioner, till tandläkaren eller tandhygienisten, baserad på resultatet av riskgrupperingen. Det finns alltid en möjlighet för den enskilda vårdgivaren att manuellt åsidosätta systemets riskgruppering om patientens status inte bedöms överensstämma med den föreslagna riskgruppen.

För att systemet ska kunna generera ett automatiskt förslag på Riskgruppering behöver följande information vara registrerad för patienten:

• Fyllningar
• Rotfyllningar
• Kariesfynd
• Protesstatus
• Visdomständer
• Parod
  • Blödning
  • Förekomst av plack (PI)
  • Periimplantit
  • Mobilitet
  • Parodontit
• Hälsodeklaration (max 12 mån) inkl:
  • Medicinsk risk (CAVE-registreringar eller inte)
  • Sjukdomar
  • Flouranvändning
  • Rökning
  • Snusning

Där det inte finns underlag för ett automatiskt förslag finns möjlighet att lägga in de parametrarna manuellt. 

Konfigurering av Avancerad Riskgruppering

Konfigurering av Avancerad Riskgruppering görs i Frenda Admin. Konfigureringen sker av behörig person för respektive organisation.

Användarinstruktion - Skapa ny Avancerad Riskgruppering

För att skapa en ny Riskgruppering för en patient; gå till Riskgruppering > Avancerad > Skapa Ny.

Om någon information i patientens Journal/Parod/Hälsodeklaration saknas så kommer systemet efterfråga saknad information innan en riskgruppering kan presenteras.

Ändra i resultat för Avancerad Riskgruppering

Om någon information som utgör Riskgruppering bedöms inte stämma så kan användaren ändra Riskvariablerna. 

1. Klicka på rutan för Riskvariabel
2. Ändring kan sedan göras i rutan till höger, nedanför Riskgrupp

Av användaren redigerad riskvariabel indikeras med att Frenda-loggan byts ut mot en användarsymbol. Risksumman som presenteras i cirkeln högst upp till höger kan ändras på samma sätt. 

Figur 7

Enkel- och avancerad behandlingsplan

Den enkla behandlingsplanen i Frenda Journal används för att göra en snabbkalkyl, en "normal" kostnadsberäkning för en behandling.

Den avancerade behandlingsplanen i Frenda Journal används för att göra en mer komplex behandlingsplan, med tidbokningar kopplade till den. Funktionaliteten hos automatiska vårdplaner kan användas från behandlingsplanen, som beskrivs närmare i nästa avsnitt.

Om Automatisk Vårdplan

Baserat på de fynd som matas in under en undersökning visar Frenda Journal en föreslagen vårdplan med behandlingar för den enskilda patienten. Tandläkaren har möjlighet att acceptera de föreslagna åtgärderna eller ta bort och skapa nya åtgärder.

Konfigurering av Automatisk Vårdplan

Konfigurering av Automatisk Vårdplan görs genom att skapa en Regelbok och därefter definiera ett antal Regler för vilka fynd under vilka förutsättningar som ska resultera i vilka förslag på åtgärd. Regelboken och Reglerna för de automatiska vårdplanerna sätts upp av behörig person vid respektive klinik.

Skapa ny Behandlingsplan

En ny behandlingsplan skapas genom att 

1. Klicka på "Behandlingsplan" i vänster meny

2. Klicka sedan på [Ny behandlingsplan]

3. Namnge behandlingsplanen

4. Klicka på "Automatisk vårdplan" under bilden i tanduppsättningen

Figur 8

När du klickat på "Automatisk vårdplan" visas förslag på åtgärder, baserat på registrerade fynd. Om fynd finns registrerade på flera tänder, bläddra mellan tänderna med hjälp av "Föregående" eller "Nästa".

Figur 9

Beroende på vilket fynd som finns registrerat kan flera förslag på åtgärder visas i listan. Välj den åtgärd som du vill använda genom att klicka i rutan och sedan på ’OK’. Åtgärden läggs då som ett besök till höger i bild.

För att ge patienten en utskrift av Behandlingsplanen, klicka på [Uträkning/Skriv ut], sätt en Giltighetstid på Behandlingsplanen och klicka på Räkna och sedan på utskriftknappen.

När patienten meddelar att de önskar genomföra ett förslag på Behandlingsplan; markera behandlingsplanen och klicka på [Acceptera] (för att kunna acceptera måste du ha gjort en uträkning av din behandlingplan).

Ekonomi

I avsnittet Ekonomi i Frenda Journal får du som användare en överblick över ekonomin för en enskild patient eller en hel klinik. För att vara berättigad till det nationella tandvårdsbidraget så har Frenda Journal en direkt integration med Försäkringskassan. Frenda Journal erbjuder även integrationer med leverantörer av faktureringstjänster och Swish.

Remisser

Remiss används för att ta emot och skicka patienter internt mellan tandvårdsgivare och mellan externa parter. Remisserna skickas antingen inom Frenda Journal (om den mottagande kliniken också använder FRENDA Journal) eller elektroniskt, till exempel med krypterad posttjänst (Medspace), där användaren väljer nödvändiga uppgifter från patientens journal från FRENDA Journal som ska inkluderas med remissen. Remisstatus visas på respektive kliniks startsida.

Elektroniska recept

Frenda Journal är integrerat med ApoEx för elektronisk receptförskrivning. Som användare behöver du ha ett användarkonto på ApoEx där E-recept är aktiverat. Via Apoex.se laddas sedan en användarnyckel ner och kopieras via: Inställningar> Användare> Allmänt> "ApoEx användarnyckel".

För att skriva ett E-recept, sök efter rätt patient i patientlistan och gå via Patient> E-recept, där du hittar knappen "ApoEx E-recept". Använda din signaturkod i Frenda Journal, ApoEx-receptmodulen öppnas sedan i ett annat fönster.

Användaren omdirigeras med sammanhang, det vill säga patientens uppgifter kommer att visas i ApoExförskrivningsfönstret och efter att ett recept har utfärdats; en inmatning i patientens journal i Frenda Journal görs automatiskt.

Tandteknik

Denna funktion används endast för att skapa beställningar för tandtekniska arbeten från Frenda Journal. Frenda Journal erbjuder ett uthopp till DentHub, där du som användare kan logga in och lägga din beställning för tandtekniskt arbete.

Kommunikation

E-post skickas för kallelser, påminnelser, notiser och övrig regelbunden kommunikation såsom hälsningar och aviseringar. SMS skickas för kallelser, påminnelser och regelbunden kommunikation från tandläkaren till patienten.

Under fliken Kommunikation kan du se all kommunikation som har skett via e-post eller SMS för den patient du har laddat in i patientlisten. Alla skickade e-postmeddelanden och SMS från Frenda Journal sparas och du kan se deras status. Det gäller till exempel kallelser och påminnelser.

Det finns också möjlighet att skicka direktmeddelanden, antingen via SMS eller e-post. Du väljer fliken för respektive kommunikationsmetod och skriver ditt meddelande i rutan. Välj vilket nummer/e-postadress som ska ta emot meddelandet och klicka sedan på "Skicka SMS".

Filer

Här har du möjlighet att skanna in eller lägga till filer relaterade till patienten. Det kan till exempel vara inskannade hälsodeklarationer, labbanteckningar eller brev som patienten skickar. Du kan namnge filen genom att högerklicka på raden efter skanning/uppladdning. Alla filer sparas också i journalen och kan också ses där.

Notiser

Det går att skapa en notis, en sorts "Post-it"-lapp där en anteckning som rör patienten kan göras. För att göra en anteckning klicka på knappen "Ny notis". Notis är en del av journalen och journalförs enligt samma villkor som övriga journalanteckningar. Som standard är notiser dolda i journalen. Tryck på [Visa dolda] och markera "Notis", så visas notiserna i journalen.

Antalet aktiva notiser visas med ett nummer och även synligt i patientlistan. Där kan du också se vad som står på lappen om du håller muspekaren över lappen.

Du kan stänga en anteckning som inte längre är aktuell genom att högerklicka på den och välja "Stäng anteckning", då visas den inte längre högst upp i patientlistan utan finns på fliken "Stängda anteckningar".

Symbolförklaring

YYYY-MM-DD	Namn på ansvarig tillverkare. Datumet under symbolen indikerar produktens tillverkningsdatum (i detta fall releasedatum för SW).
	Indikerar att produkten är en medicinteknisk produkt.
	Uppmaning att konsultera Användarmanual. Adressen under symbolen visar webbadressen där användarinstruktioner finns tillgängliga.
	Indikerar att produkten är CE-märkt. Det fyrsiffriga numret bredvid CE-märket är numret på det Anmälda organ som varit involverat i produktens bedömning av överensstämmelse.
	CAVE-symbol
	ASA klass I
	ASA klass II
	ASA klass III
	ASA klass IV

M5.D2037.2

2024-03-22