Webbtidboken

Vad kan man använda webbtidboken till?

Webbtidboken kan anpassas för varje klinik och följande huvudfunktioner finns:

• Möjlighet att låta patienter boka om revisionstider via mobil eller webb. I SMS och e-mail kallelser finns en klickbar länk, på kallelsekort finns en kod.

            Detta har som syfte att minska antal samtal från patienterna, även kanske minska antalet uteblivanden.

• Möjlighet att erbjuda patienter att boka nya tider via mobil eller webb, vilka typer av bokning (Akut, Undersökningar osv.) bestämmer ni helt själva. Likaså bestämmer ni tidslängden för tiderna, när i ert schema det ska vara möjligt att boka samt vilka behandlare och resurser som ska kunna bokas.

            Detta har som syfte att rekrytera nya patienter och att kunna erbjuda möjligheten att boka även utanför era öppettider.

• Möjlighet att låta patienter avboka tider via mobil eller webb.

            Detta har som syfte att minska antal samtal från patienterna.

Notera att ni väljer själva vilka av huvudfunktionerna ni vill använda. Om ni exempelvis inte vill ha fler patienter men vill minska antalet samtal till receptionen så kan ni välja att bara erbjuda ombokningar av revisionstider. Om ni vill få nya patienter kan ni välja att komplettera med att tillåta nybokningar och kanske använda webbtidboken i er marknadsföring.

Webbtidboken för patienterna fungerar på i princip alla datorer, smarta telefoner och surfplattor.

Webbtidboken är helt integrerad i FRENDA, den är givetvis valfri att använda och kostar inget extra.

Hur man aktiverar webbtidboken

För att aktivera tjänsten behöver du gå in på Inställningar-Klinik-Tidbok-Webbokning och välja vilka delar (ombokningar, avbokningar, nybokningar eller alla) av webbtidboken du vill tillåta.
Du kan även ställa in hur tätt inpå en bokning som patienten får boka om eller avboka, vid senare avbokning blir patienterna uppmanade att kontakta mottagningen per telefon.

Schemaläggning

Kliniken kan själv bestämma var i schemat som webb-tidbokningar ska tillåtas, gå in på schemablock och välj vilka schemablock som ska vara öppna för bokningar genom att kryssa i ”Bokningsbar på webben”.
 Det finns även möjlighet att skapa ett helt nytt schemablock för webb-tidbokningar om du så vill.

Om man bara väljer t.ex. en tid i veckan så kommer den sannolikt aldrig vara ledig. Med andra ord – ju mer man tillåter vara ombokningsbart på webben, desto flexiblare blir det för patienten.
 Man behöver inte ”öronmärka” tider bara för webb-tidbokningar heller – säger man att ett schemablock ska vara bokningsbar på webben så innebär det att man även kan boka tiden på webben, om den är ledig. 

Därefter går man in på Webbokning och definierar vilka typer av nybokningar du vill erbjuda (du kan erbjuda flera olika typer av behandlingar, med olika längder etc.):

Här ställs behandlingstypen, Pride och tidboksintervall in, vilka resurser & behandlare bokningen ska gälla för, samt en beskrivning (max 500 tecken) som patienten ser på webben när dom ska boka.

Schemablockfiltrering

Man kan  koppla specifika bokningar i webbtidboken till ett specifikt schemablock.
Detta gör det möjligt att separera specifika bokningar från resterande, exempelvis för Akuttandvård.
Om blocket ni vill använda inte finns behöver man börja med att specificera
ett schemablock under: Klinik - Tidbok - Schemablock och se till att detta är bokningsbart på webben.

När detta är gjort behöver man lägga in detta block i sitt schema, det kan kräva att man skapar en ny schemamall eller uppdaterar sitt schema. För stöd i detta se gärna instruktionen nedan och scrolla ner till schemamall:
https://support.frenda.se/sv-SE/support/solutions/articles/77000359092-tidbok

Om ni redan har definierat era block och dessa finns i ert schema redan räcker det med att ni aktiverar det för bokning på webben enligt bilden ovan. Därefter går man in på Inställningar - Klinik - Webbokning
Här kan man välja den behandling man önskar knyta till blocket och sätta i bocken "Slå på schemablocksfiltrering"
där man sedan väljer vilket block man vill knyta denna bokning till.

Om man gjort detta betyder det i praktiken att patienter nu endast kan boka en akuttid via webben på det block ni kallat Akut. De övriga tiderna kommer ej presenteras som lediga för patienten när denna väljer "Akut" som bokning.

OBS! Schemablocksfiltrering används endast för Nybokningar , ej ombokningar!

Åldersfiltrering

Denna funktion är avsedd för att undvika att barn som har barntandvård skall kunna boka tider via webbokningen. Åldergränsen kan ej ändras manuellt utan är satt till att ett barn är under 24år.
Från 24år och uppåt är man vuxen.
OBS! Filtreringen avser Nybokningar

Hur man lägger upp webbtidboken på din webbsida

Varje resultatenhet kommer att ha en egen webbtidbok, länken till webbtidbok för nybokningar hittar du i Inställningarna Klinik-Tidbok-Webbokning. Det går att antingen visa webbtidboken i en länk till en egen sida enligt nedan.

Denna länk kopieras till din vanliga mottagnings-webbsida. Kom ihåg att denna länk endast fungerar när man har Webbtidboken aktiverad, samt tillåter Ett tips kan vara att ha den som en ny knapp ”Boka Tid”.

Alternativt så lägger ni in webbtidboken som en del av er egen hemsida, så kallad embedded code. Använd då denna kod där ni vill ha webbtidboken på hemsidan och ersätt [X] med er länk till webbtidboken.

<p><iframe src="[X]" width="100%" height="600px"><br/>
</iframe></p>

Om ni vill ha länken där ombokningar kan göras så ska ni använda https://boka.frenda.se där patienter får ange sitt personnummer och kod (främst för dom som får kallelsekort).
Genom denna kombination kommer FRENDA att kunna hitta rätt tid som ska bokas om. Om patienter har fått sin kallelse på SMS eller e-post får dom där en direktlänk till sin bokning.

OBS!! Här måste du ta hjälp av den som administrerar er mottagnings-hemsida, det är ett jobb som sannolikt inte tar mer än några minuter.

För patienterna – Nybokningar

När patienterna klickar på länken till webbtidboken (som exempelvis ligger på din webbsida) får dom upp en enkel webbsida där dom får välja behandling, en tid som passar dom (och som är ledig i din tidbok):

Patienten får därefter fylla i följande obligatoriska uppgifter, personnummer, förnamn, efternamn, mobiltelefonnummer. De kan även välja att fylla i e-post samt ett meddelande till mottagning som hamnar som en tidbokstext:

Om patienten (personnumret) inte finns i patientstocken skapas patienten i FRENDA med de uppgifter patienten har uppgett, i grunduppgifter anges att patienten accepterar SMS samt e-post om detta är noterat.

Om personnumret redan finns i din patientstock uppdateras mobiltelefonnummer och epost om dessa inte redan finns inlagda.

Därefter bekräftar patienten sin bokning, när detta sker kommer tiden in i din tidbok och patienten får ett bekräftelse-SMS och/eller e-post med en länk till tiden för att av- eller omboka.

Patienten kan vid ett senare tillfälle välja att boka om eller avboka tiden genom att klicka på länken.

För patienterna – Ombokningar och avbokningar

Det går endast att boka om eller avboka tider via webbtidboken för följande typer av kallelser

• Tider dom själva bokat på webbtidboken
• Revisionskallelser

Det går alltså inte att boka om/avboka andra typer av tider, exempelvis Protetik eller Kirurgi.

Om du valt att tillåta ombokningar och avbokningar med webbtidboken kommer patienten i sin kallelse få en klickbar länk (gäller för SMS-kallelser och kallelser via e-post).
När dom klickar på denna kommer dom in på sin tid och kan därefter avboka eller omboka.

Väljer man ”Boka om” blir man erbjuden andra lediga tider som dom kan boka om till, notera dock att vid en ombokning kan patienten inte ändra på behandlaren eller tidslängden – det går bara att byta själva tiden.

Väljer man ”Avboka” bokas tiden av patienten har möjlighet att skriva en liten kommentar och patienten hamnar i din vanliga Bevakningslista där du ser patientens kommentar.

Om patienten försöker att boka om/avboka en tid för sent (enligt den gräns som mottagningen valt) får patienten ett meddelande om att det är för sent för att ändra tiden.

Om patienten blir kallad med kallelsekort skrivs en länk och kod på kallelsekortet.

Via länken får patienten fylla i sitt personnummer och kod för att FRENDA ska kunna identifiera bokningen:

Uppföljning i FRENDA

I tidboken i FRENDA ser du enkelt om patienten har bokat sin tid själv via Webbtidbok med ikonen "W"
                             

Historiken för bokningen visar alla händelser från webbtidboken

I menyn Rapport-Statistik-Tidbosstatistik-Webbokningar finns möjlighet att ta fram en rapport över allt som sker i webbtidboken.